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自动回复电子邮件示例:用户服务自动响应器模板,感觉人类(即使它不是)

尽管它的尺寸小,但您的电子邮件自动回复可能是强大的。这是一个个性化的样本模板,感觉人类,即使它不是。

无论是某人的新用户,最近的选择或现有客户,您如何利用电子邮件营销自动化可以与您的业务制造或打破他们的关系。特别是客户支持。

如果您曾在登录页面上注册,则鉴于您的电子邮件地址以换取网络研讨会,或留在废弃的购物车后,那么您已经看到了它。

寒冷的,非人际的自动响起的电子邮件发送给即时 - 这使得您不是一个人,而是一个人,而是一个数据点。

更糟糕的是,如果您曾忘记了帮助并接受了机器人自动回复电子邮件,则侮辱加剧。

客户服务的电子邮件自动回复的糟糕例子

要将票号减少到一台无情客户支持的机器中的COG,这是最重要的客户体验的信息。

然而......自动回复是绝对的必要性。

让我们发现如何编写一个电子邮件自动回复,这是客户服务的温暖,个人和有效。

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电子邮件自动回复示例:您可以立即开始使用的模板

以下示例适用于我们在此处发送的实际自动响应器亚博和万博。我已经简化了它并包含完整的文本,因此即使您正在运行支持,您也可以复制它Gmail.外表或者或其他电子邮件服务提供商。

(在样本之后,我将向您展示如何在Gmail中将您的自动回复设置为Office电子邮件或“模板”。)

主题行:

我们得到了它 - 回复:[project_line]

自动回复电子邮件示例:

嗨[first_name],

非常感谢伸出来的!此自动回复只是为了让您知道......

我们收到了您的电子邮件,并尽快通过(人类)的回复来回复您。在[Business_hours]期间通常在几个小时内。晚上和周末可能会带我们一点时间。

如果您对[Product]有一般性问题,请查看我们的[知识_Base]的演练和常见问题解答的答案。

如果您有任何其他信息,您认为将帮助我们帮助您,请随时回复此电子邮件。

我们期待很快聊天!

干杯,

[代理名称]

可选的签名元素:

对于客户经常需要立即帮助的小型企业,也可以添加您的电话号码。只要确保您对电话号码已回答的小时数以及如果他们留下语音邮件,则可以对电话号码的时间进行清晰的预期。

您也可能考虑添加与社交媒体的链接,但只有您准备好在这些频道上处理服务请求。

对于电子商务公司,始终包含客户最近订单的链接除了运输链接以及他们跟踪交付 - 以及返回和交换的说明。

最后,如果您通过电子邮件营销工具运行支持,请不要忘记像MailChimp,Aweber,ConstanctContact等的提供商将自动添加取消订阅链接(就像任何其他电子邮件营销活动或DRIP序列一样)。

根据这些类型的平台,请谨慎;一些电子邮件帐户将发送任何一系列电子邮件,该电子邮件将单词“取消订阅”单词直接发送给客户的垃圾邮件或促销文件夹。这可以显着降低开放率甚至可交付性。

如何在Gmail和Groove中设置您的自动回复亚博和万博

无论您是通过GSUITE的免费计划还是付费计划,Gmail只能为您提供两个选项,以在电子邮件帐户中创建自动回复。

首先,“普通”下的“休假”设置 - 事实上,您可能已经用它来创建Out Off-Out Out Out Out(OOO)消息:

使用Gmail Off Out Office(假期)功能来发送自动回复
去设置(齿轮图标)并向下滚动到休假响应者;务必留空日期空白

其次,它称之为“模板”。

使用Gmail的模板功能发送自动响应器
通过进入设置,高级启用模板
如何创建要用作为自动电子邮件回复的Gmail模板
然后,撰写新消息,单击三个垂直点,然后另存为新模板

在非支持电子邮件平台中,您将无法尽可能多地定制亚博和万博。如果您的所有小型业务需要做的是发送办公室回复,这一有限的访问不是问题。

这是同一个电子邮件的消息看起来像幕后的那样:

亚博和万博Groove的自动回复电子邮件设置
发现内部的所有个性化选项 亚博和万博通过开始免费试用沟槽

没有“throwaway”的单词或线条。一切都意味着什么。

这就是为什么,因为它可以在开始发送自动回复之前诱惑它,因为它可以复制和粘贴上述样本,请确保每一块都会击中您想要传达给您的客户的确切色调。

电子邮件自动回复的五个部分以及如何编写每个部分

您的自动回复器的每个元素都有可能让您更接近客户或更远。

让我们打破最好的方法来编写自动回复电子邮件,逐一块:

1.主题行

在他们甚至打开电子邮件之前,这是您的客户的第一件事。

它应该提供两个目的:

  1. 提供最重要的信息(如果客户从未打开过电子邮件,您希望它们会消失什么?)
  2. 让他们想打开电子邮件(给他们一个充分的理由!)

我们首先发送自动回复的原因是舒适并向客户保证。我们不能立即回答他们的要求,但自动回复告诉他们:“别担心......我们正在努力。”

为此,“我们收到了您的支持请求”并不是最糟糕的主题行,因为它确实在传达该信息的体面工作。但它也没有特别可爱。它肯定不会让任何人都痒。

相反,尝试对信息和引人注目的主题行:

  • 我们收到您的电子邮件!这就是期待什么......
  • 谢谢你的联系。我们在它上面。
  • 我们正在致力于您的要求。挂!

2.揭幕者

第一行就是在打开您的电子邮件时立即迎接客户的内容。和迎接某人的最好方法?当然,按名称。

一个人的名字是那个人,最甜蜜,最重要的声音。

戴尔卡耐基

Dale Carnegie可能无法获得最新的医学研究。但是,随着最近的研究表明,他被发现了。事实证明,我们的名字对我们来说非常重要,听到他们点亮了完全不同的大脑部分比任何其他词。

一些帮助台软件(包括凹槽)亚博和万博简单地将联系人的姓名插入电子邮件中,因此如果您有选择,我敦促您接受它。

如果您无法使用他们的名称,通常需要设置“回退”问候语。在这种情况下,想想你想用无名问候设定什么样的语气。

毕竟,“亲爱的先生或女士”之间的语气有很大的差异和“嗨。”

正确的语气取决于您的业务和您的观众,但不要忽视这一关键决定。努力思考您的客户实际上要被解决的内容(也要考虑甚至询问其中一些)。

3.“谢谢”

根据客户服务数据从多个源汇总

  • 26个不满意的客户只有1个抱怨;其余的搅拌
  • 68%的消费者永远不会返回
不抱怨的客户的成本

每个客户投诉都可能意味着数十名其他客户具有同样的问题,而不是让您知道。

这意味着解决一个客户的问题可以同时制作数十个其他客户。

这是一个巨大的机会。和顾客的巨大礼物决定给你发电子邮件给你。

感谢他们:

  • 谢谢你的电子邮件!
  • 谢谢你的联系。
  • 谢谢你伸出援手。

4.身体

现在是时候清楚地传达了为什么要发送这封电子邮件:让客户知道收到他们的请求,并且您将帮助他们。

电子邮件的这一部分为何时以及如何从您收到何时何地留下期望。

例如,如果您的支持有特定的营业时间,这是一个提及的好地方。或者,如果你是真正使用Gmail的假期(Office)功能,突出显示您的返回日期。

  • 您将从美国收到我们的消息,而不是在一个(美国)工作日
  • 我们将在6个工作时间内回复您(Mon-Fri 9 AM-6PM EST)
  • 我们承诺在2小时内回复(晚上和周末可能需要更长的时间)

当然,你必须在这里承诺的任何东西都遵循。请记住:虽然您不能总是通过给定时间承诺解决方案,但您可以始终承诺更新。

提供对该承诺并不只是让客户了解其请求的状态,但这是建立信任的另一个机会。

5.电子邮件签名

这是您最终“谢谢”的机会,最后一次将一点语气插入您的电子邮件,也许是甚至通过名称介绍自己。

去感恩和个人连接:

  • 谢谢
  • 此致
  • 干杯
  • 一会再聊
  • 迫不及待地想连接

编写客户想要打开的自动回复电子邮件

自动回复电子邮件似乎简单而简单。

虽然他们经常短,但这几行中有很多事情。

自然而然,自动化永远无法取代顶级客户服务也没有发展正确的客户服务技能

花时间考虑您在电子邮件的每一个单词中发送的信息,将帮助您对达到外面的每个客户进行更好的第一印象。

博客亚博和万博
erika trujillo

Erika是Gro亚博和万博ove的客户成功经理,致力于帮助您找到您的业务需求的合适软件解决方案。她喜欢为您的支持团队找到创新的方式来扩展和成长,始终将客户置于客户至上。她也喜欢在业余时间跑马拉松和垒球。

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