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我们如何通过移开Gmail共享收件箱来节省40,000小时

小而好斗并不意味着效率低下。了解如何以及何时从Gmail转移到真正的共享收件箱。

好的,我们还没有计算出来精确的个小时。但假设我们20人团队的开支持平一个每小时在过去的8年里在共享的Gmail邮箱中摸索 - 我们已经救了自己的工作。

我们的核心价值之一用于“陷入困境”。

我们拼凑并保存以保持我们的收入。

“变通”和“破解”是我们日常工作的一部分。

当我们首次启动这家公司时,我们将Gmail用于一切 - 是的,即使是客户支持 - 主要是因为亚博和万博槽的支持平台尚不存在,还因为它很便宜和容易。

然而,我们设想了一个未来的公司,我们不需要延伸资源。

当我们的初始收件箱产品准备好后,我们停止使用Gmail中的临时共享收件箱。

从那时起,我们已经能够聘请专门的客户支持团队成员,为工程师创建有效的工作流程,以解决错误报告,并构建报告以查看我们的产品和功能的实时客户反馈。

具有讽刺意味的是,通过从Gmail的免费共享收件箱中转移,我们最终节省了(并赚了)更多的钱。

我们会介绍一下我们是怎么做到的以及我们什么时候知道该走了。

当我们知道是时候停止使用Gmail作为一个共享收件箱

坦白地说,你谷歌“Gmail共享收件箱”的那一刻可能就是你需要停止使用Gmail的信号。

你的生意在改变,还有更多的工作要做。你对探索新的解决方案充满好奇和乐观。

也许你正在考虑招聘,但不确定在收件箱里会发生什么。到目前为止,你一直在回复support@mybiz.com的邮件。你不想完全放开缰绳。但是有可能让别人访问你的Gmail邮箱吗?那该怎么做呢?

或许你已经迈出了这一步。你有很多人登录同一个账户,而且运行得并不顺利。

Gmail不是为合作而生的.对于私人邮件来说,这很好也很简单。但是,当你监视共享的商业邮件(如销售@、支持@、信息@)时,它缺乏只有真正的共享收件箱才能提供的必要功能。

这五个缺陷信号发出了一个更改,是为了我们 - 我们会向您展示协作收件箱软件每一个都解决。

我们不小心对同一个问题发了多个回复

“分享”Gmail账户最hack的方法是添加委托。Gmail最多允许25个委托每个帐户。这意味着你可以授权给助理、早期员工、销售人员或支持代表,这样他们就可以用同一个账号回复邮件。

但是,这可以很快成为不守规矩的。你不会知道谁在回答哪个电子邮件或何时。

碰撞检测很好地解决了这个问题共享收件箱.你可以很容易地看到某人是否已经在回答一段对话,以避免尴尬的重复回答。

与Groove的共享收件箱不同,Gmail共享收件箱缺乏碰撞检测。亚博和万博
当你想经营一家公司的时候,“双胞胎”并不可爱。获取凹槽亚博和万博,所以你永远不会再发送意外双重回复。

我们丢失了电子邮件的曲目

整天观看您的收件箱并在进入时回复新的查询并不是现实的(也不高效)。不可避免地,一些电子邮件迅速回答,其他电子邮件被放置在Backburner上。

Gmail几乎不可能组织这些不同类型的请求并确保每个请求都得到完整的解决方案。

使用亚博和万博槽的共享收件箱在美国,只要把每段对话标记为“开启”、“休眠”或“关闭”,我们就能知道它的位置。小睡可以让我们将对话标记为待定,以便在稍后的时间重新开启,或者作为一个后续的提醒。

与Groove的共享收件箱不同,Gmail共享收件箱缺少跟进提醒。亚博和万博
获得“贪睡”的免费试用凹槽。亚博和万博

我们花了90%的时间转发邮件

作为早期公司的创始人,您可能是电子邮件的第一道防线。这只是您日常的一部分,将电子邮件委托给合适的人。您将错误报告转发给您的工程师。客户问题转到您的支持代表。产品反馈到您的设计师。

委派任务给其他团队是你工作的一部分。但是每天都做,每天做几个小时,效率是非常低的。更不用说,这会让你从更有意义的工作中分心。

一个共享收件箱包括作业、笔记和提及委派和讨论问题的功能,而无需离开实际的对话。

与Groove的共享收件箱不同,Gmail共享收件箱缺少内部委派和协作工具。亚博和万博
你不能在Gmail中这样做…开始使用槽亚博和万博看看能有多好的工作。

我们有一个100页的Google文档,常见的回复

啊,复制和粘贴。一个伟大的商业逍遥时光之一。

我的意思是过去的它的时间

你不应该在每次需要找到客户问题的答案时都按CTRL+F。谷歌文档既简单又通用,但当它们用作共享公司通信的参考时,就变得笨拙起来。

亚博和万博Groove的平台包括一个合适的知识库与集成直接访问它在收件箱。我们可以毫不费力地将知识库文章插入到回复中,并在不离开收件箱的情况下快速打开一篇文章供参考。

Gmail共享收件箱不像Groove的共享收件箱那样直观。亚博和万博
亚博和万博Groove的新知识库和收件箱集成使查找参考文档无缝。

我们从所有这些电子邮件中获得了0个见解

你不是在运营工厂的生产线,而是在运营整个企业。

在一天结束的时候,仅仅说“我们回复了所有的邮件”是不够的。

你想知道为什么那些电子邮件进来开始。您希望弄清楚潜在的问题,以便您可以创建主动解决方案。您希望利用每个客户的交互来建立更好的产品并发展您的业务。

如果没有真实的客户支持平台

亚博和万博Groove的报告仪表板跟踪以下指标:

  • 谈话卷和响应时间
  • 客户满意度和反馈
  • 用户、团队和知识库性能
跟踪性能和幸福与您的免费试用Groove亚博和万博

如果你在使用Gmail作为共享收件箱时遇到了这些痛点,那么是时候离开了。

如何从Gmail移动到一个真正的共享收件箱

市场上有很多共享收件箱的选项。从简单的Gmail集成和Chrome扩展到强大的平台和票务系统。

我们的创始人,亚历克斯他尝试了所有的方法,最后创造了自己的产品。

显然,我们并不羞于承认自己喜欢吸毒亚博和万博以满足我们共享收件箱的需求。我们使用自己的业务作为特性和工作流的试验场。

我们认为它拥有越来越多的企业需要提供世界级客户体验,而不会增加不必要的复杂性。

但每个行业都是不同的。因此,这里有一个关于如何从Gmail共享收件箱过渡的一般提示列表。

1.研究最好的共享收件箱工具

“研究”阶段往往是最难克服的。很难有动力去做没有真正终点的事情。我是说,你可以研究一下永远

我做了一个简短的10点清单,有一个明确的最终目标,你可以用它来完成第一步:

  1. 写下你最大的痛点。
  2. 创建您希望的功能列表。
  3. 请同事提出建议。
  4. 签出评级和审查网站。
  5. 做谷歌搜索。
  6. 想出五个可行的选择。
  7. 浏览他们的网站。
  8. 看法演示视频
  9. 列一个优点/缺点清单。
  10. 缩小五个选项到三个并开始免费试用

2.开始免费试用并与Gmail同步

我们在这里讨论的不是需要手持演示和按需定价的企业级软件。亚博官网代理(我冒昧地假设您不是一家企业公司,因为您仍然在使用Gmail……)

直接移动到一个免费试用快速提升并查看软件在公司内的实际工作情况。连接您当前的Gmail电子邮件地址到共享收件箱软件。

回复真实的客户邮件,感受一下这个平台。大多数服务都提供至少一周的免费试用。利用每一分钟来确保它解决了你所有的痛点。

3.组织你的谈话

测试您的共享收件箱的组织功能。

亚博和万博,文件夹允许您为特定类型的对话创建自定义视图,以适应您的工作流程。

与Groove的共享收件箱不同,Gmail共享收件箱缺乏针对不同部门的组织工具。亚博和万博
文件夹内亚博和万博有组织地与客户进行对话。

这样可以很容易地将邮件分配给队友,并确保您与等待的客户保持联系。

4.设置自动化工作流程

下一个,自动化机器人任务(如转发电子邮件或复制和粘贴回复)。

规则和罐头回复为我们解决了这些问题亚博和万博

罐头回复基本上是超速的电子邮件模板。将你最常用的回复直接保存在收件箱中。只要点击一下,就可以将它们插入任何对话中。自动插入变量(比如客户的名字)。

与Groove的共享收件箱不同,Gmail共享收件箱缺少自动化功能。亚博和万博
在Groove中回复罐头。亚博和万博

规则本质上是你收件箱的待办事项清单。使用“if…then”条件设置它们,比如:

  • 如果[主题包含Office],那么[将状态设置为关闭]
  • 如果[主题或描述包含bug报告],则[分配给代理' Lesley ']
  • 如果[来自xyz@bigwig.com],则[添加标签' VIP ']
Gmail共享收件箱不像Groove的共享收件箱,缺少帮助你自动化任务的条件规则。亚博和万博
建立规则亚博和万博自动执行您的任务。

5.查看报告以发现招聘需求和成长机会

最后,评估共享的收件箱报告工具.这将是所有客户数据和见解的集线器。应该易于理解。

在Gr亚博和万博oove中,最具实用的报告之一是最繁忙的时间。这告诉了你电子邮件卷最高的时候。这是一种简单的方法,可以看到您应该在监控收件箱或新租用需要工作的时间来看。

亚博和万博Groove的共享收件箱包括最繁忙时段的报告。
亚博和万博Groove的报告仪表板揭示了人员需求。

你会想使用标签跟踪内容并查看趋势。

Gmail共享收件箱与Groove的共享收件箱不同,缺乏对电子邮件内容的洞察力。亚博和万博
标记报告揭示产品问题和请求。

找出需要改进的地方,这样你就可以雇佣有合适技能的人更加有效地

用于小企业的共享收件箱管理,专注于增长

早期增长是业务生命周期中最令人兴奋的时刻之一。但有很多“我们希望我们早知道”的建议,我们觉得有必要发放。

与Gmail中的小组电子邮件模糊期望在过去的情况下紧张我与队友的关系。

“他们要回答吗?”“为什么我总是要回复?”“他们真的这么说吗?”

-一个糟糕的邮箱里的忏悔

认为混乱的电子邮件操作会导致这种挫败感是愚蠢的。更愚蠢的是,当你意识到它可以完全解决通过切换到更好的共享收件箱平台

在贵公司早期优先考虑近来考虑的共享收件箱管理,将使您在未来更有效的沟通。所有的同时为无缝员工合作和以客户为中心的决策奠定基础。

成长的博客亚博和万博
梅丽莎罗森

Melissa是Groove的CX主管和内容创造者。亚博和万博她的背景包括客户支持和创业经验,以及在电视直播节目中修改剧本。她的目标是通过提供切实可行的方法来改善客户体验,从而帮助企业发展。

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